Wie Sie Struktur in Ihr Projekt bringen

In diesem Blogbeitrag erkläre ich, wie Sie Struktur in Ihr Projekt bringen. Eine wesentliche Eigenschaft von Projekten ist, dass etwas komplexes Neues geschaffen werden soll – im Gegensatz zu Routinetätigkeiten, die zum Alltagsgeschäft gehören. Wie lässt sich diese Komplexität beherrschen?

Was Sie dazu wissen sollten

Zur Beherrschung der Komplexität in Projekten empfehle ich ein schrittweises Vorgehen in mehreren zeitlichen Abschnitten, sogenannten Projektphasen. In Abbildung 1 ist der gesamte Projektprozess dargestellt. Die Darstellung ist ähnlich dem Projektprozess, wie er in der Norm DIN 69901-2 definiert ist. Der Projektprozess hilft dabei, dass Projekte nach gleicher Struktur ablaufen und damit ein reproduzierbar gutes Ergebnis erzielt wird. Er hilft auch bei der Qualitätssicherung im Projekt, da sich damit Kennzahlen über Projekte messen lassen. Details dazu erkläre ich in einem weiteren Blogartikel.

Hier in der Abbildung 1 ein Beispiel für einen Projektprozess:

Das Projektmanagement-Prozessmodell

Der gesamte Ablauf eines Projektes lässt sich in fünf zusammenhängende Abschnitte (Phasen) unterteilen.

• Initialisierung
  Ziel dieser Phase ist es, von einer ersten vagen Projektidee zu einem Projektantrag oder auch Projektvorschlag zu kommen. Ein Kernteam wird gebildet, das die Unterlagen für den Projektantrag vorbereitet. Der Prozess für das Projekt wird in dieser Phase festgelegt.
• Definition
  In dieser Phase geht es um eine weitere Konkretisierung des Projektes, indem die inhaltlichen und auch formalen Rahmenbedingungen definiert werden. Inhaltlich geht es zum Beispiel um die Zieldefinition und die Abgrenzung des Projektinhaltes. Formale Projektfestlegungen die Definition des Umgangs mit Risiken und eine erste Informations- und Kommunikationsstruktur.
• Planung
  In dieser Phase werden konkrete Pläne erzeugt. Basis ist der Projektstrukturplan PSP. Darauf aufbauend werden der Ablauf- und Terminplan, der Aufwands- und Kostenplan und der Personaleinsatzplan erzeugt.
• Steuerung
  Ab Start der Projektsteuerungsphase wird ein Kick-off durchgeführt , am eigentlichen Produkt oder Endergebnis des Projektes gearbeitet, der Projektfortschritt kontrolliert und das Projekt gesteuert. Hierzu stehen mit der integrierten Projektsteuerung verschiedene Werkzeuge zur Verfügung. In einem Statusreport werden die wesentlichen Ergebnisse zusammengefasst und dokumentiert.
• Abschluss
  In der Abschlussphase wird das Projekt beendet und das Projektergebnis seiner Bestimmung übergeben. Restarbeiten müssen festgehalten und geplant werden. Eine Auswertung wird durchgeführt und die „lessons learned“ werden im Projektabschlussbericht festgehalten. Der Erfolg des Projektteams wird gewürdigt und das Team anschließend aufgelöst.

Soweit der Projektprozess, der hilft, Struktur in das Projekt zu bringen.

In Projektmanagement Seminaren werde ich oft gefragt:

• Ist das nicht der totale Overkill und ein Papiertiger?
• Was tun bei kleinen Projekten?

Die gute Nachricht ist, dass der Projektprozess, wie er oben beschrieben ist, getailort werden kann. Was bedeutet das konkret? Das bedeutet, dass natürlich nur die Ergebnisdokumente erzeugt werden, die tatsächlich für das Projekt nützlich sind. Als Faustregel kann hier gelten, der Aufwand für Projektmanagement sollte 2 – 8% des geschätzten Projektaufwandes nicht überschreiten. Wenn diese Faustregel beachtet wird, dann kann keiner von einem Papiertiger sprechen. Wenn also ein Projekt zum Beispiel einen geschätzten Aufwand von 100.000 Euro hat, dann fallen für Projektmanagement zwischen 2.000 und 8.000 Euro an.

Das zweite Bild sieht doch schon viel übersichtlicher aus, oder? Mit diesem Prozess lassen sich kleine Projekte gut planen und steuern.

Viele erfolgreiche Projekte wünscht

Projektstart

Gerhard Wirnsberger, M.Sc.

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