Wie Sie die Projektdokumentation mit wenig Aufwand erstellen und warum Sie dazu verpflichtet sind

In diesem Blogbeitrag erkläre ich, wie Sie die Projektdokumentation mit wenig Aufwand erstellen und warum Sie als Projektleiter dazu verpflichtet sind. Im Projektmanagement wird geplant, gesteuert und abgenommen. Kaum jemand denkt an die Dokumentation. Dabei ist es gesetzlich vorgeschrieben, in Projekten zu dokumentieren. Lesen Sie, warum Projektdokumentation so wichtig ist und was Sie alles dokumentieren sollten und wie Sie eine Projektdokumentation mit wenig Aufwand erstellen. Lesen Sie weiter.

Was Sie dazu wissen sollten

Manchmal höre ich folgende Aussagen: Dokumentiert wird, wenn das Projekt fertig ist. Dann ist natürlich keine Zeit dazu, weil das nächste wichtige Projekt schon wieder in den Startlöchern steht.

Dabei wird übersehen, dass der Gesetzgeber bezüglich der Dokumentation eindeutige Vorgaben macht. Unternehmen sind zu Compliance verpflichtet. Das bedeutet „Einhalten“ oder „Befolgung“.

Was muss nun befolgt werden?

Im unternehmerischen Zusammenhang bedeutet Compliance die Einhaltung internationaler, nationaler oder betrieblicher Richtlinien, Gesetze oder Bestimmungen.

Welche Maßnahmen, Prozesse und Kontrollen müssen implementiert und nachvollziehbar dokumentiert werden?

Das ergibt sich aus dem Aktiengesetz (AktG) und GmbH-Gesetz (GmbHG)

Das AktG ist anwendbar auf AGs, OHGs, KGs und GmbHs. Im Aktiengesetz wird festgelegt, dass ein Vorstand persönlich haftet, wenn er Entwicklungen, die zukünftig ein Risiko für das Unternehmen darstellen könnten, nicht durch ein Risikomanagement überwacht und durch geeignete Maßnahmen vorbeugt.

Das bedeutet für Projektdokumentation folgendes:

Erleidet das Unternehmen aufgrund der Verletzung von Organisations- und Aufsichtspflichten einen Schaden, haftet die Geschäftsleitung persönlich auf Schadensersatz (Organisationsverschulden).

Ein weiteres relevantes Gesetz ist das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG).

Das Ziel dieses Gesetzes ist die Stärkung und Verbesserung der Unternehmensführung und Unternehmenskontrolle. Das KonTraG ist ein Artikelgesetz und damit eine Änderung und Ergänzung mehrerer vorhandener Gesetze. Es fordert für Unternehmen ein unternehmensweites Risikofrüherkennungs- und Überwachungssystem.

Auch die Projektdokumentation unterliegt den Compliance-Anforderungen. Und das ist auch verständlich, wenn man Beispiele für misslungene Projekte sieht, wie den VW Motor EA 189, die Unternehmen ernsthaft gefährden können.

Die Projektdokumentation ist gemäß der für das Projektmanagement relevanten Norm DIN 69901-5 „die Gesamtheit aller relevanten Dokumente, die in oder aus einem Projekt entstehen, Verwendung und Anwendung finden oder anderen Bezug zum Projekt haben.“ Der Begriff Projektdokumentation dient als übergeordnete Bezeichnung für alle Dokumente, die im Rahmen von Projekten erstellt werden oder für IT-Projekte gelten. Die Projektdokumentation besteht wiederum aus den Projektakten. Projektakten bezeichnen die Zusammenstellung aller auf ein Projekt bezogenen Dokumente.

 

Hier in der Abbildung 1 ein Beispiel für eine Gliederung der Projektdokumentation

 

 

 

Die Dokumentationspyramide

Die Projektdokumentation lässt sich in vier Ebenen gliedern:

• Projektmanagementhandbuch
  Beschreibt den Projektprozess im Unternehmen. Das Projektmanagement-Handbuch (PM-Handbuch) enthält verbindliche Sollvorgaben für die Projektdurchführung und definierte Verfahren, nach denen Projekte im Unternehmen durchzuführen sind. Es ist nach DIN 69901-5:2009-01 eine „Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten“. Was ein Projektprozess ist, warum Unternehmen einen Projektprozess brauchen und ein Beispiel dazu habe ich in meinem letzten Blogbeitrag gezeigt.
• Projekthandbuch
  Das Projekthandbuch enthält eine Zusammenstellung von Informationen, Standards und Regelungen, die für ein bestimmtes Projekt gelten. Hier schreiben wir ganz konkret rein, wie unser Projekt heißt, wer Projektleiter ist, wer weitere Mitglieder im Projektteam sind, wer Auftraggeber ist und weitere projektspezifische Festlegungen.
• Dokumente für das Projektmanagement
  Hier kommen alle aktuelle Projektpläne rein. Beispiele hier sind Projektantrag, Projektziele, Machbarkeitsstudie, Lastenheft, Projektstrukturplan, Kostenplan, Ressourcenplan, Projektverträge, Abnahmeprotokolle, Änderungen, usw …
• Ergebnisdokumente
  Hier kommen alle Ergebnisse des Projektes rein. Also alle Arbeitsergebnisse des Produktes.

Zum Abschluss möchte ich zusammenfassen, dass die Dokumentation im Projekt wichtig ist, weil sie einerseits gesetzlich vorgeschrieben ist und andererseits das Wissen im Projekt dokumentiert. Unternehmen müssen ein natürliches Interesse daran haben, dass möglichst viel aufgeschrieben wird, denn wechselwillige Mitarbeiter nehmen ihr Wissen mit. Wie eine Projektdokumentation aussehen und gegliedert sein könnte, habe ich oben beschrieben. In einem meiner nächsten Artikel stelle ich ein Projektmanagementhandbuch vor, beschreibe eine Projektakte als konkretes Bespiel für die Ablage von Dokumentation im Projekt. Projektleiter sind dazu verpflichtet, dass in Ihrem Projekt dokumentiert wird und die Ergebnisse wiedergefunden werden. Wird die Projektdokumentation von Beginn an richtig geplant, dann behaupte ich an dieser Stelle, entsteht wenig zusätzlicher Aufwand, da die Dokumente ohnehin zu erstellen sind und nur strukturiert abgelegt werden müssen.

Viele erfolgreiche Projekte wünscht

Projektstart

Gerhard Wirnsberger, M.Sc.

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