Warum der Einsatz von Projektmanagement in Unternehmen sinnvoll ist

In diesem Blog-Artikel möchte ich einige Gedanken niederschreiben, warum der Einsatz von Projektmanagement in Unternehmen sinnvoll ist. Alle sprechen von Projektmanagement, viele Projektleiter lassen sich zertifizieren oder besuchen Schulungen. Was bringt das, warum ist Projektmanagement für Unternehmen sinnvoll?

Woher kommt das heutige Projektmanagement überhaupt?
Die direkten Ursprünge liegen im 2. Weltkrieg.
Die US-Militärs benötigten dringend Methoden zur Steuerung des massenhaften Einsatzes von Menschen und Material während des Krieges und zwei gigantische Projekte wurden gestartet:

  • Die Entwicklung und der Bau der Atombombe in Los Alamos
  • Das Apollo-Programm der NASA

In den 60er Jahren wurden die Methoden des Projektmanagements auf die Industrie übertragen und werden inzwischen auch in kleinen und mittleren Unternehmen angewandt[1].
Die zunehmende Bedeutung von Projektmanagement liegt in veränderten gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen. Der Markt hat sich vom Verkäufer- hin zum Käufermarkt gewandelt. Produkt- und Entwicklungszyklen werden verkürzt. Der VW-Käfer wurde über Jahrzehnte gebaut. Das wäre heute undenkbar. Der Käufer erwartet, dass jedes Jahr ein neues Automodell oder zumindest ein Facelift auf den Markt gebracht wird. Bei Computern und Handys sind die Produktlebenszyklen noch kürzer. Natürlich werden alle Produkte im Rahmen von Projekten entwickelt und gebaut.

Was Sie dazu wissen sollten:

Projektmanagement ist erstmal mit Kosten verbunden. Das sind Kosten für die systematische Einführung von Projektmanagement. Mitarbeiter müssen geschult werden. Vielleicht findet auch ein Organisationsentwicklungsprojekt zur Einführung von Projektmanagement im Unternehmen statt. Unternehmen arbeiten gewinnorientiert. Welche Vorteile sind nun damit verbunden?

In einer Studie, die in einem Unternehmen mit Produktentwicklung durchgeführt wurde, stellte der Autor [2] folgendes fest:

  • die Termintreue steigerte sich um ca. 60%,
  • bei den Qualitätskosten konnten rund 30% Einsparungen realisiert werden,
  • die Herstellungskosten der Produkte konnten um ca. 11% reduziert werden,
  • die Zufriedenheit des Projektleiters war höher als vor der Einführung von Projektmanagement

Quelle: Projektmanagement-Fachmann, Verlag Wissenschaft & Praxis

Welcher Return of Investment kann erwartet werden?

Es gibt Rechenmodelle, um den Return of Investment (ROI) von Projektmanagement zu bestimmen. Ein Modell wurde in der Ausgabe von projektmanagement aktuell 2/2012 beschrieben [2]. Dabei ergaben sich interessante Ergebnisse:
Sowohl die Einführung von Projektmanagement als auch der Betrieb verursachen Kosten. Das können Prozess-, Personal-, und Infrastrukturkosten sein. Dem steht ein qualitativer und quantitativer Nutzen gegenüber. In dem untersuchten Beispiel wurden die Kosten von Projektmanagement über 9 Jahre aufsummiert. Hie standen Kosten von 2.789.824 € ein Nutzen von 3.700.578 € gegenüber. Es ergab sich somit über den Zeitraum von 9 Jahren eine Einsparung von 910.754 € und ein ROI von 0,3264.

Was bringt Projektmanagement im Unternehmen?

In Unternehmens sollte nicht nur der finanzielle Nutzen zählen, sondern auch Vorteile, die nicht sofort bezifferbar sind. Der Nutzen von Projektmanagement im Unternehmen zeigt sich im qualitativen und quantitativen Nutzen.

Nutzen des Projektmanagements
Qualitativ Systematik

  • Standardisierte Prozesse und Vorgehensweisen sichern die Reproduzierbarkeit
  • Förderung kontinuierlicher Verbesserungsprozesse
  • Verbesserte Projektsteuerung und Multiprojektmanagement
  • Vermeidung von Konfliktpotenzialen und Reibungsverlusten

Transparenz

  • Eindeutig festgelegte Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
  • Verbesserter Informationsaustausch und Kommunikation
  • Im Einzelprojektmanagement: jederzeit Überblick über den Ist-Zustand für die Projektleitung
  • Im Multiprojektmanagement: jederzeit Überblick über alle laufenden und geplanten Projekte für das Management
  • Höhere Plantreue durch professionelle Planung und Steuerung

Mitarbeiterzufriedenheit/ -motivation

  • Zielgerichtetere Mitarbeiterqualifikation
  • Kompetenzaufbau bei Projektleiter/innen (z.B. Führungs- und Managementkompetenz) und Teammitgliedern (z.B. Teamkompetenz)
  • Förderung des Kostenbewusstseins dank Eigenverantwortung

Kundenzufriedenheit/ -orientierung

  • Erhöhung der Kundenzufriedenheit
  • Eindeutiger Ansprechpartner-Strukturen für den Kunden
  • Schnellere Erfüllung von Kundenanforderungen

Wettbewerbsfähigkeit

  • Schnellere Umsetzung von Strategievorhaben
  • Effektive und effiziente Erreichung von Unternehmenszielen

Wissensmanagement

  • Nachhaltiger Wissenstransfer durch Teamarbeit, „lessons learned“ und Dokumentation

Effektivität

  • Wirkungsvolle und nachhaltige Problemlösungen durch Teamarbeit und Einbeziehung von Betroffenen
  • In einem Projektportfolio die Projekte starten, die am Meisten zum Unternehmenserfolg beitragen – „Do the right things.“

Effizienz

  • Kürzere Bearbeitungszeiten durch konzentriertes, planvolles Vorgehen; geringere Gesamtkosten – „Do the things right“
  • In funktionalen Organisationen eine bessere Zusammenarbeit über Bereichsgrenzen hinweg durch Matrixorganisation
  • Weniger Abstimmungsprobleme
  • Gezielte Projektsteuerung durch Projekt- und Multiprojektcontrolling
 Quantitativ Kosteneinsparung

  • Verringerung von Kosten und Aufwänden dank Optimierung
  • Reduzierte Nachbesserungen und Fehlerkosten

Rationalisierung

  • Optimale Auslastung der vorhandenen Kapazitäten
  • Vermeidung von unerwarteten Ressourcen-Engpässen
  • Optimierte Teamqualifikation durch Skill-Management

Zeiteinsparung

  • Pünktliche und schnellere Projektergebnisse
  • Schnellere Time-to-Market Zeiten
  • Kürzere Projektlaufzeiten

Fazit
Die Einführung von Projektmanagement ist erstmal mit Aufwand und Kosten verbunden. Dem steht ein qualitativer und quantitativer Nutzen gegenüber. Projektmanagement ist auch eine Methode um die Komplexität von großen Projekten zu beherrschen. Wie wäre es sonst möglich, Produkte wie einen A350 zu entwickeln und zu bauen? In einem weiteren Artikel beschreibe ich, wozu Projektmanagement-Kultur wichtig ist und was sie ausmacht.

Literatur[1]Zell, Heinz.: Projektmanagement – lernen, lehren und für die Praxis, Books on Demand, Seite 3[2] Schelle, Heinz.: Projektmanagement Fachmann, Verlag Wissenschaft & Praxis, Seite 25 – 51[3] Lappe, Marc, Prof. Dr.-Ing. Spang.: Konrad, Projektmanagement aktuell 2/2012, Seite 21 – 31[4] Schott, Eric.: Strategisches Projektmanagement, Springer Verlag, 2005