Warum ein Projektantrag der erste wichtige Schritt in Projekten ist

Warum ein Projektantrag der erste wichtige Schritt in Projekten ist

In diesem Blogbeitrag erkläre ich, warum ein Projektantrag der erste wichtige Schritt in Projekten ist.

„Sage mir, wie Dein Projekt beginnt und ich sage Dir wie es endet.“

Das Zitat von Gero Lomnitz, Experte auf dem Gebiet des Projektmanagements, scheint den Nagel auf den Kopf zu treffen.

Lesen Sie, warum ein Projektantrag viel über den weiteren Verlauf des Projektes aussagt.

Was Sie dazu wissen sollten

Der Projektantrag ist ein Managementergebnis, das die Projektdefinition auslöst. Er ist die Willenserklärung eines kompetenten Auftraggebers gerichtet an einen künftigen Auftragnehmer zur Umsetzung einer Projektidee. Er hat zu verdeutlichen, worum es im Projekt gehen soll und welcher Nutzen daraus für die gesamte Organisation entstehen soll. Nach Prüfung des Projektantrags entscheiden Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam, wie weiter verfahren werden soll, ob das Projekt die Projektdefinition durchlaufen soll oder nicht.

Wie läuft der Projektstart ab?

Den Projektstartprozess habe ich bereits in einem früheren Blogbeitrag beschrieben (Projektstartprozess).

Ein Beispiel eines Projektantrages habe ich am Ende des Beitrages angefügt.

Eine Aufgabe, die oft der voraussichtliche Projektleiter erledigt, ist die Erstellung eines Projektantrags für das Projekt. Dies geschieht in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber. Der Antragsteller ist aber nicht immer zwingend der spätere Projektleiter.

Der Projektantrag beinhaltet mindestens folgende Angaben:

• Projektart,
• Auftraggeber,
• Projektleiter,
• eindeutige Projektnummer,
• Projektziel (inhaltlich),
• Projektkosten (extern, intern, Personalkosten, Sachkosten, Investitionskosten),
• Projektfinanzierung,
• Projekttermine (Start, Ende, Meilensteine),
• Projektorganisation (Projektlenkung, Auftraggeber, Projektleiter, Projektteam, erweitertes Projektteam, sonstige Gremien),
• Ausgangssituation,
• Projektbegründung (wirtschaftliche Begründung, qualitative Begründung),
• strategischer Beitrag des Projekts,
• Dringlichkeit der Umsetzung,
• Risiken,

Tipps und Tricks

Was bei Projektanträgen beachtet werden sollte:

• Überlegen Sie sich, wer der geeignete Auftragnehmer ist und wer als Projektleiter fungieren könnte.
• Verdeutlichen Sie Ihre Erwartungen, den Nutzen, den Sie sich von diesem Projekt versprechen.
• Untermauern Sie den angestrebten Nutzen durch korrekte Zahlen und Fakten.
• Überlegen Sie sich, wer außer Ihnen noch einen Nutzen aus dem Projekt ziehen könnte. Versuchen Sie diese Personen als Verbündete zu gewinnen.
• Verkünden Sie Ihr Interesse am Projekt. Überlegen Sie sich aber sehr genau, wer die Information dazu frühzeitig haben sollte und wer noch nicht.
• Sprechen Sie mit Ihrem Auftragnehmer. Schriftliches ist zwar gut und wichtig, aber im persönlichen Gespräch werden Sie die Bedeutung des Projektes besser darlegen können.
• Kämpfen Sie dafür, dass das Projekt in die Definitionsphase kommt. Seien Sie aber auch kompromissbereit, wenn jetzt nicht der richtige Zeitpunkt ist.
• Beachten Sie die gültigen internen Regelungen in Ihrem Unternehmen, bevor Sie einen Projektantrag ausfüllen.

Zusammenfassung

Formale Projektanträge sollen dazu beitragen, dass in einer Organisation nur solche Projekte initiiert werden, die sinnvoll und notwendig für die Organisation sind. Das bedeutet ganz konkret, der Projektauftraggeber und der Lenkungsausschuss müssen einen Überblick über die Projekte im Unternehmen haben. Das klingt eigentlich selbstverständlich, die Praxis zeigt aber, dass Unternehmen oftmals nicht wissen, welche Projekte im Unternehmen laufen. Ein Projektantrag ist ein erster kleiner Schritt in die richtige Richtung zu mehr Übersichtlichkeit und besseren Projekten im Unternehmen.

Viele erfolgreiche Projekte wünscht

Projektstart

Gerhard Wirnsberger, M.Sc.

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