Warum Sie den Unterschied zwischen Projekt-Startworkshop und Kick-Off kennen sollten

In diesem Blogbeitrag erkläre ich, warum Sie den Unterschied zwischen Projekt-Startworkshop und Kick-Off kennen sollten. In der Praxis werden diese beiden Ereignisse leider oftmals verwechselt. Erfahren Sie, warum es für Sie und Ihr Projekt wichtig ist, den Unterschied zu kennen.

Was Sie dazu wissen sollten

Den Projektstartprozess habe ich in meinen letzten Blogbeitrag beschrieben (lesen Sie hier). Entsprechend der Abbildung, wird der Projekt-Startworkshop nach der Genehmigung des Projektantrages durchgeführt. Das Projekt Kick-Off findet nach dem Ende der Projektplanungsphase statt, es ist die Auftaktveranstaltung in die Projektdurchführungsphase. Die beiden Ereignisse finden zu unterschiedlichen Zeitpunkten statt und haben verschiedene Teilnehmer und Zielsetzungen.

Der Projekt-Startworkshop

Es gibt keine zweite Chance für einen gelungenen Start. Ein Projektstart ist ein Zeitpunkt großer Unsicherheit. Die Beteiligten zu diesem Zeitpunkt wissen nicht genau was von Ihnen erwartet wird und kennen sich zum Teil nicht. Hier kann ein Projektstartworkshop als Werkzeug dienen, um Sicherheit und Stabilität in das Projekt zu bringen. Der Projektstart-Workshop ist ein „Moment der Wahrheit“!
Was sollte bei einem Projekt-Startworkshop besprochen werden?
Beim Projektstartworkshop geht es darum, eine Projektvision zu entwickeln, die die Teammitglieder motivierend, inspirierend und herausfordernd empfinden. Auch Klarheit über die Beteiligten (Wer sind die anderen?) und die Anforderungen an die Teilnehmenden (Was wird von mir erwartet?) sind wesentliche Elemente für einen gelungenen Start.

Ein Beispiel für eine Agenda könnte sein:

• Was sind die Ziele des Projektes?
• Was sind die Umwelten und Grenzen des Projektes?
• Wer sind die Stakeholder im Projekt?
• Was sind die größten Risiken im Projekt?
• Ist die Machbarkeit gegeben (technisch, finanziell, zeitlich, rechtlich, Ressourcen, Markt, Know-how)?

Das Projekt Kick-Off

Ob eine Kick-off-Veranstaltung das Ende der Anbahnungsphase kennzeichnet oder den Start der Durchführung bestimmt, mag jeder für sich entscheiden. Nur eines wird niemand bestreiten können, sie ist wichtig für den Durchführungsprozess.
Wenn es je eine solche gab, so taucht das Projekt spätestens jetzt aus seiner U-Boot Position auf – es ist bekannt zu machen und offiziell zu verkünden, dass es ab jetzt „durchgezogen“ wird. Offenheit ist gefordert, damit sich die Gerüchteküche in Grenzen hält und der jeweilige Informationsbedarf der Teilnehmer gestillt ist.

Wer sind die Teilnehmer einer Kick-off-Veranstaltung?

Nun, es sind alle Personen mit maßgeblichem Einfluss auf den Projekterfolg, also Auftraggeber, Lenkungsausschussmitglieder, Projektleiter, Teilprojektleiter, Projektmitarbeiter, Qualitätsbeauftragte und Abstimmpartner aus den Fachbereichen. Anders ausgedrückt: Alle wichtigen Stakeholder. Es kann zudem sehr sinnvoll sein, einen Moderator zu bestimmen, eine Person aus dem Personalwesen beispielsweise, die auf die Zeit achtet, die Diskussion steuert und eben alles macht, was ein Moderator so tut. Es wird also schon bei einem mittleren Projekt eine ganz schöne Menge an Personen zusammen kommen. Dem Ansehen des Projektes wird das aber nicht schaden – im Gegenteil.

Wie sollte nun eine solche Veranstaltung ablaufen?

Die Agenda könnte wie folgt aussehen:

Wie Sie sehen, handelt es sich beim Projekt-Startworkshop und beim Kick-Off um zwei unterschiedliche Veranstaltungen, die zu verschiedenen Zeitpunkten im Projektablauf stattfinden. Beide Workshops sind wichtig für das Gelingen des Projektes.

Viele erfolgreiche Projekte wünscht

Projektstart

Gerhard Wirnsberger, M.Sc.

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