OpenPPM als Tool zur Verwaltung von Projekten, Programmen und Portfolios

In Unternehmen wird oftmals mehr als ein Projekt gleichzeitig bearbeitet. Dazu wird das Konzept von Projektportfolios verwendet. Das Projektportfolio entspricht dabei der Menge aller laufenden und geplanten Projekte in einem Unternehmen. Das Projektportfolio-Management steuert die Unternehmensprojekte im Sinne einer optimalen Strategieumsetzung. Das Projektportfolio-Management stellt sicher, dass alle Projekte einen optimalen Strategiebeitrag liefern und zum richtigen Zeitpunkt gestartet werden. Lesen Sie weiter.

Projektportfolio

Eine einfache Darstellung eines Projektportfolio-Managements könnte so aussehen:

OpenPPM als Tool zur Verwaltung von Projekten, Programmen und Portfolios
  • Projektbildung:
    Dazu gehören die Teilprozesse Projektentstehung, Projektbewertung und Projektbeauftragung.
  • Projektportfolio-Steuerung:
    Dazu gehören die Teilprozesse Portfoliobewertung und Projektanpassungen.
  • Projektportfolio-Reporting:
    Dazu gehören die Teilprozesse Projektübersicht, Budgetbedarf und Ressourcenbedarf.

 

Nutzen

Für projektorientierte Unternehmen ist es wichtig, einen Überblick über die Projekte im Unternehmen zu haben. IT-Unterstützung ist dabei hilfreich. Ich habe ein open Source Tool gefunden, das ich an dieser Stelle vorstellen möchte. Das Tool OpenPPM hat ein Konzept implementiert, mit sich Projektportfolios implementieren, steuern und überwachen lassen. Die Software kann für die Verwaltung von Projekten und Projektportfolios entsprechend den Vorgaben des PMBOK-Guide verwendet werden.

 

Bezug

OpenPPM wurde von der spanischen Firma TALAIA entwickelt. Information und Dokumentation kann auf der Webseite der Firma http://www.talaia-openppm.com gefunden werden. Die Software wird als open Source bei Sourceforge.net unter der GNU General public license v3 (GPL v3) zum Download zur Verfügung gestellt. Es fallen keine laufenden Lizenzkosten an. Der Link ist http://sourceforge.net/projects/openppm/.

Geladen wird eine komprimierte Datei im rar-Format. Nach dem Entpacken steht eine Installationsanleitung sowie die SQL und Java-Archive zur Installation bereit.

Wesentlich einfacher ist eine fertig installierte virtuelle Maschine zum Testen. Eine virtuelle Maschine basierend auf Ubuntu 14.04 LTS mit vorinstallierten OpenPPM kann bei Bedarf zur Verfügung gestellt werden (Größe ca. 1.4 GB).

 

Einrichtung

Ich habe OpenPPM als fertig installierte virtual Machine geladen. Damit ist ein erster Test sehr einfach möglich. Die Software kommt im Format vmdk für Oracles VirtualBox. Da ich einen Microsoft Server habe der sein eigenes Datenformat vhd hat, musste ich erst das Datenformat umwandeln. Empfehlenswert ist das Tool von Starwind unter https://www.starwindsoftware.com/converter

 

Rollen

In OpenPPM sind 10 Rollen definiert.

  • Functional Manager (FM)
  • Project Manager Office (PMO)
  • Sponsor (SP)
  • Project Manager (PM)
  • Team Member (TM)
  • Investment Manager (IM)
  • Program Manager (PgM)
  • Ressource Manager (RM)
  • Portfolio Manager (PfM)
  • Stakeholder (SH)

 

 

Typischer Workflow

Ein grundsätzlicher Gedanke hinter OpenPPM ist, dass Projekte als Investments gesehen werden. Daher können Projekte nur von den Rollen Investment Manager (IM) oder Projektportfolio Manager (PfM) initiiert werden. Der Projektmanager (PM) sieht den Zustand als „initiating“. Er kann zu diesem Zeitpunkt Details zu diesem Projekt in einer Art Projektantrag eintragen.

Erst wenn das Projekt vom IM oder PfM genehmigt wurde, wechselt es in den Zustand „approved“. Der PM sieht das als Zustand „planning“. Zu diesem Zeitpunkt kann er seine Planungsdaten hinsichtlich Budget, Ressourcen, Projektstrukturplan und Termine eingeben. OpenPPM kann Microsoft Projekt Pläne importieren und verarbeiten.

Im Zustand „execution“ erfolgt ein Controlling des Projektes hinsichtlich Projektfortschritt. OpenPPM kann sogar eine Earned Value Analyse EVA.

OpenPPM als Tool zur Verwaltung von Projekten, Programmen und Portfolios

OpenPPM kann noch viel mehr. Bei Projekten lassen sich Risiken in einem Risikoregister verwalten. Ressourcen können projektübergreifend geplant werden.

Für das Controlling können die angefallenen Kosten verwaltet und mit dem Plan verglichen werden. Mit der EVA-Methode lassen sich die voraussichtlich Endkosten berechnen.

Zusammenfassung

OpenPPM ist eine Projektportfolio-, Programm- und Projektmanagement Software. Es fallen keine Lizenzkosten an. Die Software ist Open Source und GNU Public License (GPL v3). Das ist ideal zum Testen und um mit der gesamten Thematik vertraut zu werden.

Die Idee, dass Projekte sowohl als Investition als auch als Projekt gesehen werden können, ist ein genialer Ansatz. Damit lassen sich viele Projekte gleichzeitig überwachen und steuern.  Durch das Rollenkonzept gelingt es, den Überblick zu behalten.

OpenPPM eignet sich für kleiner bis mittlere Unternehmen, die mehrere Projekte gleichzeitig durchführen wollen oder müssen und dabei den Überblick behalten wollen.

Für Fragen zu diesem Produkt stehe ich gerne zur Verfügung.

Alles Gute für das neue Jahr 2016

Viele erfolgreiche Projekte wünscht

Projektstart

Gerhard Wirnsberger, M.Sc.

Wenn Sie mehr Information wollen zu Projektmanagement, Prozessmanagement und Projektkommunikation möchten, dann besuchen Sie meine Homepage:

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