Im IT-Projektmanagement gibt es viele Ansätze und Vorgehensmodelle. Ziel ist einerseits die Leistungsfähigkeit von Projektteams zu erhöhen und andererseits die Qualität des Projektgegenstandes zu verbessern. In meinem aktuellen Blogbeitrag stelle ich Kanban vor. Die Methode wurde vom US-Amerikaner David J. Anderson 2004 entwickelt. Sie ist relativ neu und hat viel Potential. Lesen Sie weiter.

 

Was sie darüber wissen sollten

 

Im IT-Projektmanagement sind viele Vorgehensmodelle bekannt, wie das Wasserfall-Modell, das iterative Wasserfall-Modell, das V-Modell, agile Methoden wie XP und SCRUM. Soll den jetzt mit KANBAN die nächste Sau durch das Dorf getrieben werden, fragen sich vielleicht einige.

 

Hierzu möchte ich erstmal etwas über die Geschichte und Hintergründe von Kanban schreiben. Peter F. Drucker, einer der Pioniere der modernen Managementlehre, hat bereits 1991 festgestellt, dass die größte Herausforderung des modernen Managements darin besteht, dass die Produktivität von Wissensarbeitern erhöht werden muss.

Wer versucht, die Leistung einzelner Mitarbeiter durch teure Weiterbildungsmaßnahmen zu optimieren, setzt am falschen Ende an. William Edwards Deming, ein US-amerikanischer Physiker, Statistiker sowie Pionier im Bereich des Qualitätsmanagements hat folgendes herausgefunden: 94 Prozent der Leistung in einem Unternehmen hängen von den Bedingungen des Systems ab und nur sechs Prozent von den Mitarbeitern

Was ist also die Lösung des Problems?

In der Automobilfertig wird seit vielen Jahren versucht jede Art von Verschwendung zu vermeiden. Bahnbrechende Erkenntnisse hat hier die Firma Toyota mit dem Toyota Production System TPS geleistet. Kernelement der Produktionsablaufsteuerung des TPSystems sind die kanban. „kan“ ist das japanische Wort für Signal, „ban“ bedeutet Karte. Mit diesen Signalkarten zeigen nachgelagerte Produktionsstufen an, dass eine Aufgabe fertiggestellt wurde und Nachschub an Fertigungskomponenten oder Materialien benötigt wird, um weiterarbeiten zu können. Durch dieses Holprinzip (Pull-System) werden Lagerbestände auf ein Minimum reduziert.

KANBAN als agile Methode im IT-Projektmanagement

Abbildung 1: Das Kanban System

 

 

 

Was also liegt näher, als dieses System auf IT-Projekte zu übertragen?

Hinter Kanban liegen mehrere geniale Ideen, die für das Verständnis der Methode wichtig sind.

Eine Idee ist, dass Arbeit sichtbar gemacht wird

Wie in der Automobilindustrie besteht die die Arbeit in einem IT-Projekt aus mehreren Verarbeitungsschritten, ähnlich den Phasen eines Projektes. Kanban hilft, die Abläufe der Wissensarbeit und dadurch ihre Probleme sichtbar zu machen, die den Arbeitsfluss behindern.

 

Eine zweite grundlegende Idee ist, dass die gleichzeitig durchgeführte Arbeit limitiert wird

Das klingt erstmal kontraproduktiv, hat aber einen einfachen und verständlichen Hintergrund. Jedes System hat einen Flaschenhals, der als Engstelle die maximale Arbeitsleitung in dem System begrenzt. Finden nun viele Arbeiten gleichzeitig statt, wird am Ende des Tages wenig bis nichts fertig. Klingt eigentlich selbstverständlich. Die Kanban Leute sagen dazu: “Limitiere den Work in Progress“. Alle Arbeiten müssen eine Input Queue passieren. Arbeiten, die das Team durchführen soll, werden im Team Replenishment Meeting beschlossen.

KANBAN als agile Methode im IT-Projektmanagement

Abbildung 2: Kanban setzt auf eine Input Queue

 

Aufgaben werden in Form von Tickets in das System gegeben. Ein Beispiel eines Tickets ist nachfolgend dargestellt.

KANBAN als agile Methode im IT-Projektmanagement

Abbildung 3: Beschreibung einzelner Aufgaben

 

 

Kanban setzt bei der Optimierung von Abläufen nicht beim Individuum, sondern am System an. Aufgaben werden auf Karten oder Haftnotizen geschrieben. Die Aufgaben, Kanban spricht von Tickets, werden dann in den Spalten bewegt, siehe Abbildung 4.

KANBAN als agile Methode im IT-Projektmanagement

Abbildung 3: Kanban Board mit Queues

Arbeiten können aus unterschiedlichen Gründen unterbrochen werden. Diese werden dann zum Beispiel mit einem roten Sticker gekennzeichnet.

Bei Kanban werden erledigte Aufgaben nicht automatisch in den nächsten Arbeitsschritt geschoben (Push-Prinzip), sondern aktiv abgeholt (Pull Prinzip). Das ist im Bild zu sehen, von den Flächen, die als „Fertig“ oder „Bereit für Release“ gekennzeichnet wurden.

WiP-Limits

Wie schon weiter oben erwähnt, setzt Kanban konsequent auf WiP-Limits. Das hat den Vorteil, das Task-switches vermieden werden und die Durchlaufzeit erhöht wird. Die Automobilindustrie hat das schon lange erkannt. Da ist es an der Zeit, diese Erkenntnisse auch in IT-Projekten zu nutzen.

Wie soll nun das WiP-Limit gesetzt werden?

Arbeiten in einer Gruppe zum Beispiel vier Personen, können theoretisch vier Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden. Bearbeiten zwei Mitarbeiter eine Ausgabe gemeinsam, dann wäre das WiP-Limit zu hoch gewählt.

  • Ein WiP­Limit < 1 pro Person ist sinnvoll, wenn mehrere Personen an einer Aufgabe arbeiten sollen.
  • Ein WiP­Limit = 1 pro Person ist sinnvoll, wenn die Methode gut eingespielt ist und es zu wenig Rückfragen kommt.
  • Ein WiP­Limit > 1 pro Person ist meistens hilfreich, wenn es zu vielen Rückfragen kommt und der Arbeitsfluss sonst blockiert wäre.

Visualisierung

Schwierigkeiten und Blockaden im Arbeitsfluss sind nun transparent sichtbar. Es ist nun kein weiter Weg mehr, um die Produktivität des Projektteams zu analysieren, visualisieren und zu optimieren. Der Fertigstellungsgrad eines Projektes lässt sich einfach ermitteln. Durch die Messung von Prozesskennzahlen, wie zum Beispiel die Durchlaufzeit, Anzahl der Aufgaben, Anzahl der Rückfragen, usw. kann das System optimiert werden.

Zusammenfassung und Fazit

Kanban ist eine Methode zu um die Produktivität in IT-Projekten zu steigern.

Die Methode wurde vom US-Amerikaner David J. Anderson 2004 entwickelt. Sie ist relativ neu und hat viel Potential.

Kanban setzt bei der Optimierung von Abläufen nicht beim Individuum, sondern am System an.

Eine wesentliche Idee der Kanban Methode ist, dass die Anzahl der Aufgaben im Projektteam begrenzt wird. Dadurch steigt die Produktivität.

Durch die Messung von Prozesskennzahlen, wie zum Beispiel die Durchlaufzeit, Anzahl der Aufgaben, Anzahl der Rückfragen, usw. kann das System optimiert werden.

Viele erfolgreiche Projekte wünscht

Projektstart

Gerhard Wirnsberger, M.Sc.

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