In 4 Schritten zur Kommunikationsmatrix

In diesem Blogbeitrag erkläre ich, wie Sie in 4 Schritten zur Kommunikationsmatrix kommen. Eine Kommunikationsmatrix ist ein wirksames Planungs- und Überwachungstool für die Projektkommunikation.

Der jährlich von der Standish Group veröffentlichte Chaos Report zeigt, dass viele wegen mangelnder Kommunikation scheitern. Projektkommunikation muss genau so geplant werden, wie alle anderen Tätigkeiten im Projekt auch. Ich zeige Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie eine Kommunikationsmatrix als Basis für Ihre Kommunikationsplanung erstellen. Lesen Sie weiter.

Was Sie dazu wissen sollten

Zunächst muss festgelegt werden, welche Anforderungen gibt es an die Projektkommunikation. Die Frage ist ganz konkret: „WER benötigt WANN WELCHE Informationen?“.

Projektkommunikation ist ein wichtiger Erfolgsfaktor im Projektmanagement.

Jetzt wissen wir, Projektkommunikation ist kein Zufallsprodukt, sondern kann und muss geplant werden und das Thema ist für den Projekterfolg wichtig. Also wie kann ich eine Kommunikationsplanung kommen?

Um zu einer wirkungsvollen Kommunikationsplanung zu kommen, brauchen Sie vier Schritte.

1.    Schritt: Analyse der Stakeholder

Sie müssen meine Stakeholder im Projekt kennen. Stakeholder eines Projektes sind alle Personen oder Personengruppen, die ein berechtigtes Interesse am Projekt haben oder vom Projekt in irgendeiner Weise betroffen sind. Stakeholder sind konkrete Vertreter aus dem Projektumfeld.

 

Bei der Wahl des richtigen Informations- und Kommunikationsformates ist es wichtig, die Bedürfnisse des Kommunikationspartners zu kennen. Zur Ermittlung kann das sehr nützliche Tool der Kommunikationsradien verwendet werden, dass ich hier vorstellen möchte.

In 4 Schritten zur Kommunikationsmatrix

Mitglieder des Mikrokosmos kommunizieren im Projekt oder im System.

Dazu zählen folgende Mitglieder:

  • Projektleiter und sein Projektteam stehen im Zentrum des Mikrokosmos eines Projekts
  • zusammen mit allen Ressourcen: Finanziellen Mitteln,
  • den Fähigkeiten der Mitarbeiter,
  • den Erfahrungen der Mitarbeiter,
  • dem zur Verfügung stehenden Personal und dem Auftraggeber.

 

Mitglieder des Makrokosmos kommunizieren mit dem Projekt oder System.

Dazu zählen folgende Mitglieder:

  • Der Gesamtorganisation,
  • anderen beteiligten und unbeteiligten Abteilungen und Bereichen,
  • den verschiedenen Gremien(Steering Committee, Sounding Board, Top Management, Beratungsgremien etc.)
  • den Standorten und Ländern in dem sich die Organisation und ihre Niederlassungen
  • die Kunden

 

Mitglieder des Metakosmos kommunizieren über das Projekt oder System.

Dazu zählen folgende Mitglieder:

  • Lieferanten,
  • Politik,
  • Markteinflüsse,
  • Öffentlichkeit und Medien,
  • Partner
  • sonstige Kunden.

Warum ist dieses Modell wichtig für die Planung der Projektkommunikation?

Ganz einfach, weil damit klar wird, dass die Kommunikationsbedürfnisse von Mitgliedern im Mikrokosmos anders sind als im Makrokosmos und im Megakosmos. Mit Projektteammitgliedern kommuniziere ist als Projektleiter anders als mit dem Lenkungsausschuss oder der Öffentlichkeit.

 

 

2.    Schritt: Auswahl der Kommunikationsformate

Es muss nicht immer eMail sein. Die schlechte Nachricht ist, dass eMail eine der ungeeignetsten kommunikationsformen ist, die uns zur Verfügung stehen. Warum ist das so?

Der österreichisch-amerikanische Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick hat uns mehrere Axiome der Kommunikation hinterlassen. Das berühmteste Axiom lautet:

Man kann nicht nicht kommunizieren. Selbst wenn wir nichts sagen, drücken wir damit etwas aus, wie Desinteresse, Wut oder auch Abneigung.

Ein weiteres Axiom von Paul Watzlawick lautet:

Es ist nicht wichtig was A sagt, sondern was bei B ankommt. Die Bedeutung der Kommunikation bemisst sich an der Reaktion meines Gegenübers sagte einmal der Psychologe Claus Blickhan. Was meinen die beiden damit?

In der Kommunikation gibt es das Sender-Empfänger Modell.

Kommunikationsteilnehmer A sendet eine Nachricht. Erst an dem Feedback von B kann A beurteilen, was von seiner Nachricht bei B wirklich angekommen ist.

Was bedeutet das konkret für unsere Projektkommunikation?

Wir müssen unterscheiden zwischen Informieren und Kommunizieren.

Informieren ist eine reine Einweg-Kommunikation von A, ohne dass wir auf die Reaktion unseres Kommunikationspartners B achten. Wir wählen diese Art der Kommunikation nur dann, wenn wir auf das Feedback von B nicht angewiesen sind.

Kommunizieren bedeutet immer nach dem sender-Empfänger Modell, dass wir auf das Feedback von unserem Kommunikationspartner B achten.

 

Mit diesem theoretischen Wissen überlegen wir uns, welche Kommunikationsformate uns zur Verfügung stehen. Einfach zu erkennen ist jetzt, dass mit verschiedenen Umwelten unterschiedlich kommuniziert werden muss. Folgende Kommunikationsformate sind möglich, Beispiele:

 

  • eMail
  • Statusmeeting
  • Newsletter
  • Werbeanzeigen
  • Rundschreiben
  • Parties
  • Infoveranstaltung
  • Telco
  • Workshop
  • Meeting
  • Messeauftritt
  • Intranet
  • Projektwiki
  • Umfragen
  • Feedback
  • Preisausscheiben
  • Projektstatusbericht
  • Projektabschlussbericht
  • Blog
  • Chats
  • Ticketsystem
  • Brief
  • Videokonferenz
  • 4-Augen Gespräch
  • Flurfunk

 

3.    Schritt: Erstellen Sie eine Kommunikationsmatrix

Im Projektmanagement muss vom Projektleiter eine Kommunikationsmatrix aufgestellt werden, die folgendes Aussehen haben kann.

 

Bei der Kommunikationsplanung hilft uns die Beantwortung der fünf W-Fragen:

  • WEN will ich informieren?
    Die Teilnehmer bekomme ich aus der Stakeholderanalyse, siehe oben.
  • WAS soll kommuniziert werden?
    Hier wird der Inhalt festgelegt.
  • WIE wird kommuniziert?
    Hier werden die Kommunikationsformate festgelegt, siehe die Beispiele oben.
  • WER ist verantwortlich?
    Hier wird festgelegt, wer für die Kommunikation verantwortlich ist.
  • WANN wird kommuniziert?
    Handelt es sich um eine einmalige Kommunikation, wie der Projektabschluss oder um eine regelmäßige Kommunikation, dann muss auch die Frequenz festgelegt werden.
WEN? WAS? WIE? WER? WANN?
Verteiler/
Teilnehmer
Inhalt Charakteristik
Informationsart
Verantwortliche
Berichterstatter
Termin/
Frequenz
Projektteam Protokoll Projektbesprechung Projektleiter Wöchentlich
Steuergruppe Meeting Projektstatusbericht Projektleiter Monatlich
Steuergruppe Präsentation Zwischenbericht Projektleiter Meilenstein
Item #5 Präsentation Abschlussbericht Projektleiter Projektende
Kunde Vorstellung
Prototyp
Messeauftritt Projektteam Projektteam

Beispiel für eine Kommunikationsmatrix

4.    Schritt: Controlling der Projektkommunikation

Es ist nicht damit getan, dass die Kommunikationsmatrix einmal erstellt wird. Regelmäßiges Controlling der Projektkommunikation auf Ihre Wirksamkeit sichert des Projekterfolg. Dabei müssen die Fragen beantwortet werden:

Passt die Kommunikationsmatrix noch?

Sind neue Stakeholder hinzugekommen?

Sind Stakeholder weggefallen?

Passen die Kommunikationsformate noch?

Zusammenfassung

Projektkommunikation ist ein kritischer Erfolgsfaktor in Projekten. Kommunikation muss geplant werden. Ein wichtiger Schritt ist eine Analyse der Stakeholder mit den Kommunikationsbedürfnissen. Es besteht ein großer Unterschied zwischen informieren und kommunizieren. Ein weiterer wichtiger Schritt ist ein Portfolio an Kommunikationsformaten. Die Wahl der Kommunikationsformate richtet sich nach den Bedürfnissen der Stakeholder. Der dritte ist die Erstellung der Kommunikationsmatrix mit Hilfe der fünf W-Fragen. Der vierte und letzte Schritt ist ein regelmäßiges Controlling der Projektkommunikation.

Viele erfolgreiche Projekte wünscht

Projektstart

Gerhard Wirnsberger, M.Sc.

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Beispiel für eine Kommunikationsmatrix zum Download als Word Dokument, 69 kByte

In 4 Schritten zur Kommunikationsmatrix

Literaturtipp:

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