Beitrag der Projektmanagement-Kultur zum Unternehmenserfolg

Beitrag der Projektmanagement-Kultur zum Unternehmenserfolg

In diesem Blog-Artikel möchte ich einige Gedanken niederschreiben, welchen Beitrag eine gelebte Projektmanagement-Kultur zum Unternehmenserfolg leisten kann.

Warum gibt es immer noch so viele Projekte, die nicht so laufen, wie sie sollten? Gemessen wird der Projekterfolg an den drei Parametern des magischen Dreiecks, Zeit, Budget und Leistung oder Qualität. Häufig werden gleich mehrere dieser Parameter verfehlt:

• Ein neues Produkt wird deutlich später fertig als angekündigt und hat einen geringeren Leistungsumfang als definiert.
• Bei einem Post-Merger-Projekt hat man die Inkompatibilitäten der unterschiedlichen Unternehmenskulturen unterschätzt, was zu massiven Widerständen geführt hat.
• Die Entwicklung neuer IT-Systeme wird meist teurer, dauert länger als zunächst geplant und bringt Applikationen hervor, die nicht akzeptiert werden.
• In einem Organisationsentwicklungsprojekt werden die ursprünglich erhofften Synergiepotenziale nur zu einem Bruchteil erreicht.

Wie können Sie den Projekterfolg optimieren?

Häufig wird Projektmanagement als ein reines Methoden- und Toolthema begriffen. Projektmanagement ist mehr als nur die Erstellung eines PM-Handbuches und der Auswahl einer PM-Software.  Damit Projektmanagement in Unternehmen erfolgreich sein kann, müssen entsprechende Gremien vorhanden sein. Ein „Projekt Management Office“ dient zur Unterstützung des operativen Projektmanagements und ein „Projektportfolio Board“ dient der übergreifenden  Koordinierung des gesamten Portfolios in Hinblick auf Budget, Ressourcen und Risiko.

Projektmanagement muss Top-Management Thema sein!

In Unternehmen gibt es unterschiedliche Projekte:

• klassische Produktentwicklungsprojekte
• Auftragsabwicklungsprojekte
• Reorganisation durch eine Unternehmensberatung mit einem OE-Projekt
• Erweiterung von Produktionskapazitäten durch ein  Investitionsprojekt
• u.v.m.

Alle Beispiele haben gemeinsam, dass für Ihr Gelingen eine starke und akzeptierte PM-Kultur erforderlich ist.

Was zeichnet nun eine erfolgreiche PM-Kultur aus?

Prozesse

Manche Projektleiter beschäftigen sich mit der fachgerechten Umsetzung der Projektmanagementprozesse ab. Das reicht bei weitem nicht aus.

Für eine erfolgreiche PM-Kultur in einem Unternehmen müssen weitere Führungsthemenbereiche betrachtet werden. Dazu zählen unter anderem:

• Anforderungsmanagement
• Changemanagement
• Claimmangament
• Qualitätsmanagement
• Ressourcenmanagement
• Risikomanagement
• Stakeholdermanagement
• Teammanagement

Nur wenn diese Prozesse mit einheitlichen Terminologien, abgestimmten Ergebnissen und eingesetzten Methoden auf die Projektgröße und -art abgestimmt sind, hat das Management eine Chance, den wahren Überblick über die Vorhaben zu behalten.

Projektmitarbeiter

Es reicht nicht aus, einen gut ausgebildeten Projektleiter zu haben. Auch vom Projekt betroffene Mitarbeiter und das Steuerungsgremium müssen vom Projektmanagement so viel verstehen, dass sie vom Projekt gestellte Aufgaben effizient nach vorgegebenen Prozessen erledigen können.

Nur wenn die das Unternehmen qualifizierte Prozesse definiert hat und auch die Mitarbeiter diesbezüglich ausgebildet sind, kann das Potenzial aus kultureller Sicht auch genutzt werden.

Instrumente

Erforderlich sind neben spezialisierten PM-Softwaretools auch durchgängige und intelligente Office-Vorlagen und Checklisten. Bei größeren Projekten hat der Faktor Durchgängigkeit auf der horizontalen Ebene eine hohe Bedeutung. Für die Effizienz im Projekt hat es große Bedeutung, dass Informationen nicht mehrfach gepflegt werden müssen. Dadurch können sich Fehler einschleichen und die Übersicht geht verloren. Auch über die vertikalen Ebenen, Projektportfolioebene und Strategieebene müssen diese Tools wirksam sein. Den Zusammenhang mit operativen Projektmanagement, strategischen Projektmanagement und Strategie erkläre ich in einem der nächsten Blog-Artikel.

Es gibt hinsichtlich der Instrumente zwei extreme Ausprägungen, die beide Vor- und auch Nachteile haben. Das eine Extrem ist, dass alle Projektführungstätigkeiten mit einfachen Instrumenten, z. B. mit Excel-Sheets durchgeführt werden. Das kann im Einzelfall effizient sein. Im Verbund von Multiprojektmanagement ist so eine Lösung nicht praktikabel. Das andere Extrem ist eine integrierte Projektmanagementlösung in einer Business Intelligence Architektur. Diese auf den operativen Betrieb optimierten Softwaresysteme mit ihren Rhythmen und Regeln, hindern die Organisationen, ein einfaches und effizientes PM-Software-Instrument zu betreiben, das vor allem dem Projektleiter hilft.

Wie können Sie das in der Praxis nutzen?

Gelebte PM-Kultur ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor im Projektmanagement. Wie oben beschrieben, sind definierte und gelebte Prozesse ein wichtiger Teil der PM-Kultur. Damit Prozesse im Unternehmen funktionieren können, muss ein Wandel zum Projekt- und Prozessorientiertem Unternehmen stattfinden. Projektmanagement funktioniert dann, wenn im Unternehmen eine PM-Kultur geschaffen, gefördert und gelebt wird. Gefördert werden kann diese Kultur durch entsprechendes Führungsverhalten, geeignete Rahmenbedingungen für Projekte, eine einheitliche PM-Methodik, entsprechende Schulungsmaßnahmen und leistungs- und erfolgsorientierte Entlohnungssysteme.

Viele erfolgreiche Projekte wünscht

Gerhard Wirnsberger